Kundcase: Vi dokumenterade Svenskt Näringslivs exklusiva lunchevent

Svenskt Näringsliv anlitade Forss Digital för att dokumentera ett exklusivt lunchevent. Uppdraget var content i form av foto och film: att fånga stämningen, mötena och detaljerna på ett sätt som organisationen kunde använda långt efter att sista gästen gått hem. Här är hur vi tänkte, vad vi gjorde och vilket värde det gav.

Utmaningen: ett event händer bara en gång

Ett exklusivt lunchevent är ett tillfälle som inte går att göra om. Rätt personer är på plats, samtalen sker i stunden och miljön är dukad precis för det här ögonblicket. Utmaningen är att allt det försvinner så fort dagen är slut, om ingen fångar det ordentligt. För en organisation som Svenskt Näringsliv, som samlar näringslivet och bygger relationer, ligger det stora värdet i just de här mötena. Behovet var därför tydligt: någon som kunde vara på plats, läsa av rummet och dokumentera dagen utan att störa den, och lämna över material som håller för både efterrapportering och framtida kommunikation.

Vad Forss Digital gjorde

Vi tog rollen som eventfotograf och filmare för dagen. Vi var på plats under luncheventet och fångade helheten och detaljerna: gästerna, samtalen, talarna, miljön och de små ögonblicken som visar vilken sorts sammanhang det faktiskt var.

En stor del av jobbet på ett event som det här handlar om att vara diskret. Bra dokumentärt content ska kännas som att ingen kamera var i vägen. Vi rörde oss i rummet, läste av när något var på väg att hända och fångade det utan att göra oss till en del av programmet. Resultatet blev både stillbilder och rörligt material som tillsammans berättar historien om dagen. Det här är kärnan i vår content-tjänst med foto och film. Vi tänker inte bara på att bilderna ska bli snygga, utan på vad materialet ska användas till efteråt, så att det jobbar vidare i kanalerna långt efter eventet.

Resultatet och värdet

Svenskt Näringsliv fick en samlad dokumentation av eventet: professionellt foto och film som fångar både stämningen och de konkreta ögonblicken från dagen. Materialet ger organisationen något att visa upp, dela med deltagare och samarbetspartners och luta sig mot i sin fortsatta kommunikation kring den här typen av sammankomster.

Det kvalitativa värdet ligger i att ett flyktigt tillfälle blev till innehåll som består. Ett lyckat event som annars bara hade funnits i minnet hos de närvarande finns nu i ett format som kan användas om och om igen, för att berätta vad organisationen gör och vilka sammanhang den skapar.

Lärdomen du kan ta med dig

Om ni lägger tid och pengar på ett event, planera in dokumentationen från början. Det är billigare och enklare att fånga dagen medan den pågår än att i efterhand önska att ni hade gjort det. Content från ett event är inte en efterhandstanke, det är en investering som fortsätter ge värde i sociala medier, på webben och i framtida inbjudningar.

Vill ni att ert nästa event, produktlansering eller möte blir dokumenterat på ett sätt ni kan använda länge? Vi på Forss Digital gör foto och film som fångar rätt ögonblick och som funkar där ni behöver det. Hör gärna av dig, så pratar du direkt med oss som gör jobbet.